پوکایوکه (خطاناپذیری) در اطلاع رسانی رویدادهای نمایشگاهی

پوکایوکه (خطاناپذیری) در اطلاع رسانی رویدادهای نمایشگاهی
پوکایوکه (خطاناپذیری) در اطلاع رسانی رویدادهای نمایشگاهی

مقدمه

قبلا  در مورد پوکایوکه (Poka-yoke) (1) که توسط یک مهندس تولید ژاپنی به نام “شی جی یو شینگو ” ابتدا با نام Fool proofing یا اشتباهات احمقانه و سپس Mistake proofing یا اشتباهات فراموشی و در نهایت Fail safing یا خطاناپذیری ابداع گردیده و حول محور ۱۰ خطای رایج : خطاهای انسانی ، بی توجهی یا فراموشکاری ، خطای شناسایی ، خطای ناشی از بی تفاوتی به قوانین ، خطای ناشی از درک اشتباه، خطای ناشی از بی­ تجربه بودن،خطای ناشی از فقدان استاندارد ، خطای غیر منتظره، خطای عمد و غیر عمد سیستمی را بوجود می آورد که با کشف ، کنترل ، توقف و حذف خطا و اثرات آن بر کارآمدی نظام یکپارچه سازمان می افزاید در اکسبیز صحبت کرده ایم . تمامی ارکان نمایشگاهی با استفاده از پوکایوکه که یکی از اجزای اصلی سیستم کنترل کیفیت صفر(ZQC) است قابل قرار گرفتن در چرخه بهبود مستمر هستند اما در این مقاله که جزئی از مقاله “استاندارد سازی نظام تکریم مخاطب نمایشگاهی” است ، فقط می خواهیم مباحثی را پیرامون اطلاع رسانی رویدادها بیان نماییم که در نهایت بتوان با اجرای آنها و تدوین یک صفحه استاندارد اطلاع رسانی رویداد ، مخاطب را در میان اطلاعاتی قرار داد که پس از مشاهده آن به میزان بالایی از جواب سوالهای مورد نظر برسد .

تعدادی از المانهایی که در این مقاله به آن اشاره می کنیم بهتر است در وب سایت “مکان برگزاری ” درج گردد تا بصورت استفاده عمومی در رویدادهایی که مربوط به یک مکان خاص هستند فقط بوسیله لینک در دسترس باشند ولی چون در این مقاله بحث ما پیرامون رویدادهاست به اجبار به آنها نیز اشاره می کنیم.در نهایت هدف هر رویداد ایجاد حس خوب ناشی از برگزاری موفق است و شاید یکی از مهمترین ارکان در برگزاری یک رویداد خوب ، اطلاع رسانی کامل خواهد بود.

سه گروه مخاطب در برنامه اطلاع رسانی خطاناپذیر کدامند ؟

در روند اطلاع رسانی هر رویداد می توان به سه گروه مهم مخاطب اشاره نمود : گروه بازدیدکننده ، گروه مشارکت کننده و گروه غرفه ساز

گروه بازدیدکننده :

در بسیاری از موارد مشاهده می کنیم که برگزارکننده محترم تنها از طریق یک پوستر که المان گرافیکی مرتبط با رویداد ، نام رویداد ، تاریخ برگزاری ، مکان و شماره ستاد برگزاری رویداد در آن درج شده مبادرت به بازاریابی و اطلاع رسانی رویداد می نماید ، حال اینکه مطالب زیر برای بازدید کننده ( و در سطح دیگر برای مشارکت کننده ) بسیار مهم است :

۱ – نام صحیح رویداد : 

الف – نام صحیح رویداد مشتمل بر “دوره رویداد” + “نام رویداد “+ “شهر (اختیاری)” + “سال (اختیاری)”  می باشد ، ما در اکسبیز مکان و شهر را به این دلیل اضافه می کنیم که در بعضی موارد رویدادی در یک سال کنسل می شود و در سال بعد چون همان “دوره قبلی و نام”  را دارد ، به اشتباه از طریق گوگل صفحه قبلی قبل از صفحه جدید به نمایش در می آید.

ب – در نام رویدادهای نمایشگاهی یک بار برای همیشه باید به این اجماع برسیم که یا از عنوان “بین المللی” استفاده کنیم یا “تخصصی ” . اگر پذیرفتیم که واژه تخصصی به معنی “نمایشگاه داخلی” است ، دیگر از به کار بردن عنوان ” نمایشگاه تخصصی بین المللی …” اجتناب کنیم.

ج – از به کار بردن عناوین غیر عرف مانند “نمایشگاه بزرگ” اجتناب کنیم و به جای همان  فرمول اولیه (الف)  استفاده کنیم و یادمان باشد که شاید قرار باشد یک عنوان نمایشگاهی ۱۰ دوره برگزار شود ، یا سال بعد هم برگزار شود ، پس کلمه بزرگ ، مخصوصا بدون قید “دوره” نمایشگاه یک اشتباه خواهد بود . 

د – تجربه اکسبیز ثابت کرده است که رویدادهایی با طول بین ۲۸ تا ۴۰ کاراکتر بیشترین شانس برای ماندگاری و استفاده توسط مخاطب را دارند ، به عنوان مثال “هجدهمین نمایشگاه بین المللی صنعت ساختمان” یک نام گذاری بسیار عالیست ، حال فرض کنید که طبق روالی که در نام گذاری رایج شده است و چند دنباله “صنایع و تجهیزات وابسته” یا “ماشین آلات مربوطه” یا “خدمات وابسته” را هم به انتهای نام این رویداد می چسباندیم ! آیا در تعریف رویداد تغییری ایجاد می شد؟ آیا اطلاع رسانی بهتری می شد؟ شاید یک نگاه ساده به تقویمهای نمایشگاهی ما را به این دید برساند که اکثر رویدادهای ما دارای دنباله هایی هستند که بود و نبودشان تفاوتی در اطلاع رسانی ایجاد نخواهد کرد.

ه – یکی از مواردی که ما در اکسبیز دنبال می نماییم “دسته بندی” و “کلید واژه” رویداد هاست . ما در اکسبیز ۵۰ دسته بندی برای رویداد ها داریم که شامل “اقتصاد مقاومتی، خدمات شهری ، حمل و نقل ، چاپ و تبلیغات ، خودرو ، ساختمان ، … ” می شود . قبل از نوشتن یک عنوان برای رویداد می توان از این خدمات اکسبیز کمک گرفت و رویدادی نوشت که دسته های کمتری را شامل شود . مثلا وقتی رویدادی با نام “صنعت ساختمان و ماشین آلات عمرانی و خدمات شهری” درج کنیم عملا از سه گروه مختلف در یک رویداد قرار است دعوت نماییم  و این اشتباه است . همچنین بخش “کلید واژه” این کمک را به ما می کند که قبل از درج رویداد کلمات مورد استفاده در رویداد را جستجو نماییم و از آنها استفاده صحیح بنماییم .مثلا “نمایشگاه تاسیسات تهران”  دارای سه کلید واژه “تاسیسات،سرمایشی و گرمایشی” است ، حال اگر به جای کلمه “سرمایشی” از کلمه “سرمایش” استفاده نماییم ، عملا دچار اشتباه در درج نام رویداد شده ایم.

و – درج نام صحیح رویداد به انگلیسی هم می تواند به برند شدن رویداد کمک شایانی کند.

۲ – مکان رویداد :

اگر عرض کنیم که در بعضی از مواد کاربران اکسبیز نمی دانند نمایشگاه بین المللی تهران کجاست ! قطعا برای یک فعال نمایشگاهی حس بیان لطیفه و طنز خواهد داشت . اما باور بفرمایید حتی قرارگیری نمایشگاه پارک گفتگو در اتوبان چمران ، در بسیاری از موارد باعث می گردد بازدیدکنندگانی که در مسیرهای منتهی به این مرکز قرار دارند ، به اشتباه سر از بوستان گفتگو دربیاورند ، برای همین است که ماژول های استاندارد مدیریت رویداد یا حتی بخش Data Highlighter گوگل برای مکانهای نمایشگاهی دو المان جدا از هم Venue یعنی “نام مکان”  و Address به معنی “آدرس مکان نمایشگاهی” را در نظر گرفته ، زیرا نام مکان به معنی الزام برای پیدا نمودن مکان نمایشگاه نیست . در نهایت پیشنهاد ما برای رویداد های نمایشگاهی تهران استفاده از آدرس و مکان جدا یا “اتوبان چمران ، سئول ، نمایشگاه بین المللی تهران ” خواهد بود این اتفاق برای سایر مکانهای نمایشگاهی بیشتر باید مورد توجه قرار بگیرد.

۳ – برگزارکننده رویداد:

در بسیاری از موارد مشاهده می کنیم که برگزارکننده محترم فقط به درج لوگوی خود و یک سایت یا شماره تلفن اکتفا می کنند همچنین شاید برای شما جالب باشد اگر بدانید یکی از معروفترین برگزارکنندگان تهران که متاسفانه سایت مجزا برای خود شرکت ندارد و فقط برای رویدادهای خود که برند هم هستند صفحه ساخته است ، بازدید صفحه اش در اکسبیز بیش از ۸۷ هزار بار بوده است . بدین معنی که در بسیاری از موارد مشارکت کنندگان سالهای قبل ناخوداگاه نام مجری را در گوگل جستجو می نمایند تا نام رویداد ، برای همین است که در اکسبیز  در صفحه درج رویداد ۳ المان را از برگزارکننده ،  جداگانه سوال می کنیم : نام کامل شرکت برگزارکننده ، وب سایت برگزارکننده و وب سایت رویداد

بگذاریم با درج نام کامل شرکت برگزارکننده ، کاربران متوجه شوند که رویداد ها توسط چه شرکتهای معظمی برگزار می گردند.

۴ – تاریخ برگزاری رویداد

ما در اکسبیز کاربران را مجبور می کنیم که تاریخ برگزاری رویداد را به میلادی وارد نمایند ، بارها متوجه شده ایم که یک رویداد مثلا برچسب ۲۰۱۸ دارد در حالیکه در سال ۲۰۱۹ در حال برگزاری است و … به همین دلیل در روند اطلاع رسانی درج تاریخ میلادی ( علاوه بر تاریخ شمسی ) را توصیه می نماییم.

۵ – زمان برگزاری رویداد

یکی از مواردی که رعایت آن حجم عظیمی از سردرگمیهای کاربران بازدیدکننده را کاهش خواهد داد درج ساعت بازدید در تقویم مکانهای نمایشگاهی است . حال که تنظیم این مورد خارج از دسترس ماست ، پیشنهاد اکید داریم که رویدادها در روند اطلاع رسانی حتما ساعت برگزاری را قید نمایند.

۶ – سالنهای تحت پوشش نمایشگاه

این مورد را حتما جزو مشکلات نمایشگاه تهران و سایر نمایشگاه های بزرگ می دانیم . چه عیب دارد کاربر قبل از برگزاری نمایشگاه بداند که چند سالن و کدام قسمت نمایشگاه زیر بار است تا از قبل برنامه ریزیهای مورد نظر را انجام دهد؟

۷ – گروه های کالایی نمایشگاه :

گروه های کالایی یک پیش زمینه در مورد رویداد خواهد داد و برای اطلاع بازدیدکننده از آنچه پیش روست بسیار مفید خواهد بودو  قطعا از الزامات در نظر گرفته شده برای اطلاع رسانی کاملتر رویدادها خواهد بود.

۸ – هزینه بلیط و پارکینگ:

باور بفرمایید در ماژول استاندارد مدیریت رویداد در بخش بازدیدکننده ، این قسمت یکی از مهمترین بخشهاست ، بازدیدکننده باید بداند روند بازدید از نمایشگاه چقدر هزینه در بر خواهد داشت و البته این مهم در دراز مدت باعث بالارفتن کیفی نمایشگاه خواهد شد.

جمع بندی بخش بازدیدکننده:

متاسفانه در ایران برای بازدیدکننده ردیف درآمدی خاصی در نظر گرفته نشده ، در مقاله کلی “استاندارد سازی نظام تکریم مخاطب نمایشگاهی” به درآمدهای بخش بازدیدکننده و کلاب مخاطبان صنعت نمایشگاهی به تفصیل اشاره خواهیم کرد . 

با توجه با مطالب بالا می توان جدولی مطابق طرح زیر را برای اطلاع رسانی بهتر یک رویداد در بخش بازدیدکننده در نظر گرفت:

جدول اطلاعات مربوط به بازدید کننده

نام فارسی

نام لاتین

تاریخ برگزاری شمسی (میلادی)

ساعت برگزاری

نام شرکت برگزار کننده

وب سایت شرکت برگزارکننده

وب سایت رویداد

سالنهای تحت پوشش نمایشگاه

 

گروه های کالایی نمایشگاه

هزینه بلیط بازدید

هزینه پارکینگ

 

گروه مشارکت کننده :

گروه مشارکت کننده بخش مهم درآمد زا برای مکان نمایشگاهی و برگزارکننده محترم است که قطعا المانهای خاص خود را داراست . اطلاع رسانی برای این بخش هرچه کاملتر باشد ، روند مشارکت دلپذیر تر خواهد بود.

قبل از توضیح عناصر مربوط به مشارکت کننده یک واژه را به صورتی جدید از جانب اکسبیز تعریف می نماییم.

وضعیت رویداد چیست؟

در  عرف صنعت نمایشگاهی یک رویداد سه وضعیت بیشتر ندارد . یعنی یا برگزارشده است ، یا در حال برگزاری است و یا در صف برگزاری خواهد بود.

اما وضعیت های رویداد در تعریف اکسبیز اینگونه است :

درحال ثبت نام | در حال جانمایی | در حال صدور مجوز غرفه سازی| درحال ساخت و ساز| در حال برگزاری | در حال تخریب غرفه های نمایشگاهی|اتمام دوره

هرکدام از ۷ مورد بالا زمان خاص خود را دارد و ورود به هرمرحله به معنی اتمام مرحله قبل است . یک توجه ساده به گزینه ها می تواند ما را به یک دید سریع در مورد چگونگی برگزاری رویداد ها برساند ، مخصوصا اگر با یک نگاه کلی نگر ۸۰۰ رویداد را بصورت کلی زیر نظر داشته باشیم.این بخش توسط برگزارکنندگان در پنل شخصی در دسترس خواهد بود و بنا به گذار از هر مرحله قابلیت تغییر و قرارگیری در مرحله جدید را خواهد داشت.

در مورد مشارکت کنندگان اطلاعات به دو بخش “تعاریف و قوانین مهم” و “تاریخهای مهم” تقسیم می گردد. 

۱ – دفترچه قوانین و مقررات نمایشگاه

که تعریف آن مشخص است و از طریق لینک باید در دسترس باشد

۲ – هزینه مشارکت

این بخش نیز چون قوانین ارزی و ریالی و .. دارد برای خود بخشی است که از طریق لینک قابل دسترس خواهد بود.

۳ – فهرست بخشها و اشخاص مهم و راه های دسترسی به هر بخش

این بخش نیز برای خود به اجبار لینک جداگانه خواهد داشت ، باور بفرمایید اگر به فرض بخش مالی با نام آقا/خانم … با شماره داخلی … معرفی شود ، از خطاهای انسانی زیادی مخصوصا از طریق منشی شرکت اجتناب نموده اید . و البته استفاده از ثبت نام آن لاین در نهایت بسیاری از مشکلات دیگر را برطرف خواهد نمود.

۴ – سایر موارد

جمع بندی بخش مشارکت کننده:

بصورت یک جمع بندی می توان بخش مشارکت کننده را در جدول زیر خلاصه کرد:

 

جدول اطلاعات مربوط به مشارکت کننده

قوانین و مقررات عمومی مشارکت در نمایشگاه (لینک)

هزینه مشارکت در نمایشگاه (لینک)

فهرست اشخاص/بخشهای مهم و راه های تماس (لینک)

فهرست خدمات قابل ارائه توسط برگزارکننده (لینک)

فهرست خدمات قابل ارائه توسط مرکز نمایشگاهی (لینک)

تاریخ شروع ثبت نام (آنلاین یا حضوری)

آخرین مهلت ثبت نام

اعلام نقشه جانمایی (منوط به تسویه حساب کامل)

آخرین مهلت جهت اعلام خودساز بودن غرفه بصورت کتبی

آخرین مهلت ارائه مستندات (نمایش کالای داخلی ، نمایش کالای خارجی)

آخرین مهلت دریافت متن اطلاعات شرکت جهت درج در کتاب نمایشگاه

تحویل کارتهای شناسایی ، پارکینگ و دعوت

انتقال محموله بارهای سنگین و حجیم به داخل سالنهای نمایشگاه (بارهایی که نیاز به لیفتراک دارند)

تاریخ / زمان تحویل غرفه های پیش ساخته جهت چیدمان کالا

تاریخ / زمان پلمپ نمایشگاه قبل از افتتاح

تاریخ / زمان افتتاح رسمی و غیر رسمی نمایشگاه

تاریخ / زمان پایان نمایشگاه ( روز و ساعت )

تاریخ / زمان جمع آوری و خروج کالاهای نمایشی و تخلیه سالن ( تاریخ و مدت زمان مجاز برای خروج کالاها)

 

گروه غرفه ساز :

خدا را شاکریم که با حمایت شرکت معظم سهامی نمایشگاه های بین المللی جمهوری اسلامی ایران و  دستان پرتوان انجمن محترم کارفرمایی غرفه سازان تهران ، سامانه اخذ مجوز آن لاین غرفه سازی برای این مرکز معظم نمایشگاهی تهیه شده است و قطعا در آینده ، هم با کم کردن بار و بروکراسی مربوط به مجوز ساخت و هم با گزارشهای کاربردی که ارائه خواهد شد ، حرکت عظیمی را در جهت بهبود فضای صنعت در این بخش بوجود خواهد آورد .

در ادامه امیدواریم که با حذف مقوله گرید و تبدیل آن به مجوز عمومی ساخت و ساز غرفه های نمایشگاهی ، هم مشکلاتی که در حاشیه گرید بوجود آمده برطرف گردد و هم انگیزه غرفه سازان برای ساخت غرفه های شکیل تر و هویت بخشی بیشتر به سازه های مشارکت کنندگان محترم افزایش یابد.

موارد مهم در اطلاع رسانی غرفه سازان:

۱ – اعلام زمان ساخت و ساز و تخریب:

با وجود اینکه ۴ روز زمان ساخت و ساز استاندارد برای عملیات غرفه سازی مناسب است ، اما با در نظر گرفتن ۲ آیتم می توان زمان ساخت را به ۳ روز یا کمتر کاهش داد ، اول اینکه انتظار بالارفتن تصاعدی رقم هزینه ساخت و ساز را داشته باشیم . دوم اینکه احتمال بالارفتن ریسک ساخت و ساز و حتی اتفاقات پیش بینی نشده را محتمل بدانیم . با این حال اگر در یک بازه ۴ یا ۵ ماهه به غرفه سازان محدودیت های مربوط به یک عنوان نمایشگاهی اعلام گردد و از قبل بدانند که زمان ساخت و ساز برای یک رویداد در یک نمایشگاه یا سالن کمتر از ۴ روز است ، می توان برای این مهم برنامه ریزی نمود و ریسک ها را کاهش داد . همچنین زمانی که تخریب یک نمایشگاه زمانی کمتر از ۲ روز دارد همان دو آیتم دوباره تکرار خواهند شد.

۲ – اعلام هزینه ها و شرایط خاص مربوط به دریافت مجوز ساخت غرفه:

این هزینه ها هم اگر قبلا بصورت رسمی اعلام گردند ، در قراردادهای غرفه سازان با مشارکت کنندگان در نظر گرفته می شوند و اغلب زمانی غرفه ساز دچار مشکل می شود که در ستاد برگزاری مربوطه با مواردی که هزینه در بر دارد و جریمه های مربوط به اخذ مجوز روبرو می شود.

موارد فوق بصورت عمومی برای تمامی مراکز نمایشگاهی صادق است و در نهایت جدول زیر راه گشای کار خواهد بود:

 

جدول اطلاعات مربوط به غرفه سازان

قوانین و مقررات غرفه سازی در نمایشگاه (لینک)

ضمانت های لازم مربوط به ساخت و ساز غرفه های نمایشگاهی (لینک)

هزینه های مربوط به ساخت و ساز غرفه (لینک)

فهرست مدیران سالنها (لینک)

آخرین مهلت جهت ارائه نقشه های اجرایی غرفه سازی و اخذ تاییدیه های لازم

تاریخ / زمان تحویل غرفه به شرکتهایی که عملیات غرفه سازی دارند

ساعات کاری ساخت و ساز ( اعلام محدودیت ها برای مناسبت ها و اتفاقات تاثیرگذار در روند غرفه سازی )

تاریخ / زمان آخرین مهلت اتمام عملیات غرفه سازی شرکتهای خود ساز

تاریخ / زمان پلمپ سالنها قبل از افتتاح نمایشگاه (روز و ساعت)

تاریخ / زمان شروع جمع آوری کالاهای نمایشی و تخریب غرفه ها

زمان پایان تخریب غرفه ها و تخلیه کامل سالن

زمان تحویل و اعلام جریمه ها ، وثیقه ها و موارد مربوطه به غرفه سازان

 

جمع بندی کلی:

در این مقاله از حدود ۴۰ آیتم صحبت گردیده است که اگر توسط برگزارکنندگان محترم در این ۳ فرم قراربگیرند و در یک صفحه اطلاع رسانی گردند ، پاسخ بسیاری از سوالات کلی ۳ گروه اصلی مرتبط با نمایشگاه را به راحتی می توان در خلال جداول پیدا نمود و از تماسهای مکرر و اتلاف وقت برگزارکنندگان و بازدیدکنندگان و سایر گروه ها جلوگیری نمود.

جدولهای فوق بر اساس سوالات کاربران اکسبیز شکل گرفته و بیشتر از اینکه مبنای علمی داشته باشد ، حاصل فعالیت ۴ ساله اکسبیز می باشد ، امیدواریم این جداول با کمک اهل فن تصحیح گردیده و مبدل به استانداردهایی در زمینه اطلاع رسانی رویدادهای نمایشگاهی شود .


۱ – پوکا یوکه که ب­صورت ( Poh-Kah Yoh-Key) تلفظ می­شود، در فارسی به معنای پوکا( خطاهای غیر عمدی) و یوکه (پرهیز) است. نتیجه این­که پوکایوکه سیستمی است که از هدر رفتن انرژی، زمان و منابع قبل از بروز خطا در آینده، جلوگیری می­کند

درباره: Exhibition Expert

افتخار می کنیم به اینکه میزبان شما در پایگاه مرجع رویدادهای نمایشگاهی ایران (اکسبیز ) هستیم .قطعا اگر قرار بود برای اکسبیز یک شعار در نظر بگیریم چیزی شبیه به "عمر انسان مهمترین سرمایه اوست" انتخاب می کردیم ، از تمام مجریانی که برای وقت مشارکت کنندگان و بازدیدکنندگان نمایشگاه خود ارزش قائل هستند و با ارسال اطلاعات صحیح رویدادهای خود ، ما را در ارائه بهتر خدمات یاری می فرمایند کمال تشکر و امتنان را داریم! .(با تشکر و احترام ، حمید شهابیان).

0 دیدگاه در “پوکایوکه (خطاناپذیری) در اطلاع رسانی رویدادهای نمایشگاهی”

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پیشنهاد اکسبیز

  • هدایای تبلیغاتی ویژه نمایشگاهی بارمانی

آموزش در اکسبیز

  • راهنمای درج نمایشگاه در اکسبیز