چگونه خبر برگزاری یک نمایشگاه یا رویداد را منتشر کنیم؟

چگونه خبر برگزاری یک نمایشگاه یا رویداد را منتشر کنیم؟

می خواهید یک نمایشگاه برگزار کنید؟ نگارش یک خبر رسمی در مورد آن و سپس رساندن آن به دست رسانه ها از الزامات اطلاع رسانی این رویداد است که می تواند بازتاب های خبری بسیار خوبی برای نمایشگاه شما ایجاد کند. حتی اگر یک خبرنگار نباشید، با خواندن دقیق این مطلب، به سادگی و خیلی سر راست، می توانید در ده دقیقه یک خبر رسمی در مورد رویدادتان بنویسید که دارای حداقل استانداردهای خبری و رسانه ای است و سپس آن را برای انتشار به رسانه ها بفرستید.

مرحله اول: نوشتن عناصر خبر یک نمایشگاه یا به طور کلی رویداد

هر خبری نیازمند این است که این ۶ عنصر را پوشش دهد: ۱- چه چیزی؟ ۲- چه کسی؟ ۳- چه زمانی؟ ۴- کجا؟ ۵- چرا؟ ۶- چطور(چگونه)؟

حال ببینیم این ۶ عنصر خبری چگونه در نوشتن خبر برگزاری یک نمایشگاه نمود پیدا می کنند:

چه چیزی؟ = چه نمایشگاهی برگزار می شود؟ عنوان آن چیست؟ چه چیزهایی محور این نمایشگاه هستند؟ چه محصولاتی نمایش داده می شوند؟ چه همایش ، کنفرانس و یا رویدادهای جانبی در کنار آن اتفاق می افتد؟
چه کسی؟ = چه کسی برگزار کننده رویداد است؟ چه فردی دبیر و یا مدیر اجرائی نمایشگاه است؟ چه افراد یا شرکت های سرشناسی در آن حضور دارند و یا اسپانسر هستند؟ مخاطبان این نمایشگاه چه افراد یا شرکت هایی هستند؟
چه زمانی؟ = نمایشگاه در چه تاریخی برگزار می شود؟ ثبت نام آن کی آغاز می شود و به اتمام می رسد؟ مهلت نهائی ثبت نام اولیه و ثبت نام نهای چه زمانی است؟ مهلت نهائی واریز وجه و جانمائی غرف تا چه زمانی است ؟
کجا؟ = نمایشگاه در کجا (شهر و یا کشور ) برگزار می شود؟ مرکز نمایشگاهی مرتبط کجاست ؟
چرا؟ = ضروریت های برگزاری این نمایشگاه چیست؟ چرا این رویداد برگزار می شود؟ چرا حضور در این رویداد مهم است؟ چه مزیت هایی این رویداد به طور ویژه ارائه می کند؟
چطور؟ = چطور می توان اطلاعات بیشتری در مورد این رویداد کسب کرد؟ چگونه می توان در آن ثبت نام کرد؟ هزینه ثبت نام چقدر است؟ چطور نمایشگاه برگزار می شود؟ (مثلا نمایشگاه سه یا چهار روزه است و با حضور فلان شخصیت سیاسی ، اقتصادی یا اجتماعی افتتاح می شود و در کنار آن همایش جانبی فلان برگزار می شود. به شرکت کنندگان لوح یا تندیس اعطا می شود و ….)

مرحله دوم: نوشتن تیتر و خلاصه خبر نمایشگاه

نوشتن تیتر و خلاصه خبر خوب مهمترین بخش های نوشتن یک خبر هستند که هم باعث می شوند نظر خبرنگاران و رسانه ها و سایر خوانندگان به خبر جلب شود و هم می تواند باعث شود خبر شما در موتورهای جستجو همچون Google با جستجوی کلمات کلیدی مرتبط با رویداد شما دیده شود.

برای این کار تا می توانید عناصر خبر که در مرحله قبل تهیه کرده اید را در تیتر و خلاصه خبر بگنجانید. حاشیه نروید و یک راست سر اصل مطلب بروید. مثال:

نوشتن تیتر خبر:
چند نمونه تیتر از مشترکین اینها هستند. بهتر است تیتر را در ۸ تا ۱۴ کلمه بنویسید: (برای خواندن متن خبر بر روی تیتر کلیک کنید)
مثال ۱: نخستین نمایشگاه تخصصی ممیزی و مدیریت انرژی در شیراز برگزار می‌شود
مثال ۲: برگزاری نمایشگاه بین المللی کاشی و سرامیک تهران با حضور بیش از ۲۰۰ شرکت داخلی و خارجی
مثال ۳: ۳ نمایشگاه تخصصی و متفاوت خودرو در اصفهان برپا می شود
مثال ۴: برگزاری نشست علمی و نمایشگاه بین المللی گل و گیاهان زینتی در رامسر

نوشتن خلاصه خبر (لید):
خلاصه خبر یا لید را در ۲۵ تا ۴۰ کلمه بنویسید و تا حد امکان عناصر مهم خبرتان را در آن بگنجانید. خلاصه خبر دقیقا زیر تیتر نمایش داده می شود و مکمل تیتر است. خواننده با خواندن تیتر و خلاصه مطلب باید کلیات خبر دستگیرش شود و اگر علاقه مند شد به متن خبر برود. مثال:
مثال۱: پنجمین نمایشگاه بین المللی معدن، صنایع معدنی، فرآوری مواد معدنی و تجهیزات وابسته و همچنین سومین نمایشگاه بین المللی ماشین آلات معدنی و راهسازی از ۱۰ تا ۱۳ تیرماه با حضور و مشارکت مطرح ترین و بزرگترین شرکت های حوزه معدنی در محل دائمی نمایشگاه های بین المللی کرمان برگزار می شود.
مثال۲: تولیدکنندگان، صتعتگران و فعالان حوزه صنایع و تجهیزات آشپزخانه حمام، سونا و استخر از جای جای کشورمان و دیگر کشورهای جهان از ۹ تا ۱۲ تیرماه در محل دائمی نمایشگاههای بین المللی تهران گردهم می آیند و جدیدترین تولیدات و خدمات خود را ارائه و به نمایش می گذارند.
مثال ۳: چهاردهمین دوره از نمایشگاه بین‌المللی نفت و گاز مسکو (MIOGE) روز سه شنبه (۶ تیر ماه) با هدف معرفی و ارائه خدمات و فناوری‌های به روز از سوی شرکت‌کنندگان از سراسر جهان آغاز به کار کرد.

مرحله سوم: نوشتن متن خبر

حال لازم است جزئیات بیشتری از خبر خود را در ۳ تا ۵ پاراگراف و در ۳۰۰ تا ۵۰۰ کلمه ارائه دهید و عناصر خبر خود را بیشتر تشریح کنید.

پاراگراف۱: در این پاراگراف در مورد «چرا» یا دلایل برگزاری نمایشگاه یا رویداد همانطور که در مرحله اول نوشتید توضیح دهید. بهترین حالت استفاده از نقل قول است. مثال: نقل قول از دبیر نمایشگاه در مورد اهمیت و ضرورت های این نمایشگاه.
مثال: به گزارش بانک جامع اطلاعات نمایشگاهی ایران به نقل از خبرگزاری ایلنا ؛ بهنام عزیززاده مدیر عامل شرکت پویا نگار سرام پارسیان و رئیس ستاد اجرایی این نمایشگاه گفت: نمایشگاه بین المللی کاشی و سرامیک تهران بزرگترین نمایشگاه کاشی وسرامیک کشور و یکی از سه نمایشگاه بزرگ این صنعت در منطقه خاورمیانه محسوب می شود.
رئیس ستاد اجرایی نمایشگاه گفت:بیست و چهارمین نمایشگاه بین المللی کاشی، سرامیک و چینی بهداشتی تهران فرصت مغتنمی است تا تجار، انبوه سازان، طراحان، مهندسان، معماران وکاربران و همچنین دانشجویان رشته سرامیک بتوانند با آخرین دستآوردهای تولید کاشی و سرامیک و با طرح های جدید آشنا شوند.

پاراگراف ۲: در این پاراگراف در مورد «چه چیزی» یعنی عنوان نمایشگاهتان و «چرا»ی برگزاری آن و مزیت های حضور در آن بیشتر توضیح دهید. بازهم بهترین حالت استفاده از نقل قول از زبان دبیر نمایشگاه یا برگزار کننده است.
مثال: وی اضافه کرد: امسال در بیست و چهارمین نمایشگاه بین المللی کاشی، سرامیک و چینی بهداشتی تهرانشاهد حضور و مشارکت ۱۷۰ شرکت و واحد صنعتی داخلی و ۴۰ شرکت خارجی از کشورهای؛ ایتالیا، اسپانیا، چین، سوئیس، بلژیک،جمهوری چک، آلمان، انگلستان، آمریکا،بلغارستانوسوئد هستیم.
عزیز زاده اضافه کرد:این نمایشگاه در فضایی به مساحت بیش از ۳۰ هزار متر مربع، در ۷ گروه کالایی؛ کاشی و سرامیک، ماشین آلات و تجهیزات، چینی بهداشتی، رنگ و لعاب، مواد اولیه، پخت سوم و شیرآلات، سرویس های بهداشتی، پخش کاشی و نشریات مرتبط و در ۱۲ سالن نمایشگاهی محل دائمی نمایشگاه بین المللی تهران برگزار خواهد شد.

پاراگراف۳: جزئیات این نمایشگاه و یا مزایای بیشتر آن را به صورت بولت دار بنویسید، هرکدام از نکته ها خیلی کوتاه باشد.

مثال: عزیز زاده اضافه کرد: این نمایشگاه در فضایی به مساحت بیش از ۳۰ هزار متر مربع، در ۷ گروه کالایی؛ کاشی و سرامیک، ماشین آلات و تجهیزات، چینی بهداشتی، رنگ و لعاب، مواد اولیه، پخت سوم و شیرآلات، سرویس های بهداشتی، پخش کاشی و نشریات مرتبط و در ۱۲ سالن نمایشگاهی محل دائمی نمایشگاه بین المللی تهران برگزار خواهد شد. شناسایی بازارهای جدید صادراتی، افزایش صادرات، معرفی ظرفیتهای بالقوه و بالفعل این بخش صنعتی کشور، برنامه ریزی برای حل مشکلات،موانع و نقاط ضعف موجود این صنعت، ایجاد بستر های مناسب برای سرمایه گذاری های داخلی و خارجی، ایجاد زمینه اشتغال و کارآفرینی، آشنایی دست اندرکاران با محصولات، نوآوریها و ظرفیت¬های موجود، ایجاد فضای رقابتی سالم میان تولیدکنندگان داخلی برای ارتقاء کیفیت تولید و ایجاد ارتباط مستقیم میان تولیدکنندگان و مصرف کنندگان مهمترین اهداف برگزاری این نمایشگاه است.

پاراگراف ۴: عنصر خبر «چطور» و سایر مسائل جانبی و با اهمیت کمتر را در این پاراگراف بنویسید.
مثال: وی به مسائل مرتبط به صنعت کاشی و سرامیک اشاره کرد و گفت:هر چند صنعت کاشی و سرامیک کشورمان طی سال های اخیر دچار مسائل و مشکلات شدیدی شد اما ایران همچنان جزء چند کشور اصلی تولید کننده و صادرکننده بزرگ کاشی و سرامیک جهان است. چین، برزیل و هند، کشورهایی هستند که در تولید و صادرات این صنعت رتبه های اول تا سوم را در اختیار دارند.

پاراگراف ۵ و پایانی: راهنمای ثبت نام و اطلاعات بیشتر و یا راهنماهای دیگر (هر چیز دیگر از عنصر کجا، چه زمانی و چطور) را در این پاراگراف قرار دهید و خبر خود را پایان دهید. این پاراگراف از پاراگراف ۴ مهمتر است. یعنی اگر اطلاعات جزئی تر نمایشگاه را ارائه نکرده اید، ولی حتما راههای دسترسی و کسب اطلاعات بیشتر را بنویسید. با این پاراگراف آخر باعث می شوید تا خبرتان علاوه بر روابط عمومی، به بازاریابی و فروش مرتبط با رویداد شما هم کمک کند.
مثال: بیست و چهارمین نمایشگاه بین المللی کاشی، سرامیک و چینی بهداشتی از ۹ لغایت ۱۲ تیرماه هر روز از ساعت ۱۰ صبح تا ۱۸ در محل دائمی نمایشگاه های بین المللی تهران آماده بازدید علاقمندان است.

مرحله چهارم: ویرایش و نهایی سازی خبر
خوب حالا که خبر شما آماده است، آن را چندبار مرور کنید و بخوانید. آیا خبر شما آن چیزی هست که اگر در یک خبرگزاری و یا روزنامه منتشر شود، اطلاعات کافی را به کسانی که هیچ چیز در مورد آن نمی دانند منتقل می کند؟ آیا از مطالب تبلیغاتی و شعار گونه و یا پر از غلو دوری کرده اید؟ آیا عناصر خبری را واضح توضیح داده اید؟ آیا توضیح اضافه ای نداده اید که بتوان آن را حذف کرد و مطلب را کوتاه تر کرد؟ (البته به شرطی که حداقل ۴۰۰ کلمه را رعایت کرده باشید) آیا غلط های املایی و نگارشی را اصلاح کرده اید؟

مرحله پنجم و آخر: انتشار و توزیع خبر برای روابط عمومی موثر
تبریک! حالا که خبر خوب و دارای استانداردهای خبری و رسانه ای تهیه کردید، آن را می توانید در وب سایتتان منتشر کنید و یا به رسانه ها ارسال کنید. خبر خوب اینکه وب سایتها و کانالهای خبری زیادی در ایران هستند تا اخبار شما را به صورت کاملا رایگان منتشر کنند وب سایتهای اکسبیز(مرجع رویدادهای نمایشگاهی ایران)  – عصر نمایشگاه – بانک جامع اطلاعات نمایشگاهی ایران – نگاره نما – روزنامه صمت و …. آماده هستند تا خبر شما را با فرمت استاندارد توزیع اخبار، به دست هزاران خبرنگاران و رسانه های همکار برساند، خبرنگاران و رسانه هایی که این رسانه ها را به عنوان منبع خبری موثق اخبار کسب و کارها می شناسند و می دانند اخبار را بدون تایید شرکت منتشر کننده آن، منتشر و توزیع نمی کند.

منبع : Ariafair ( این نوشته از وبلاگ اخبار رسمی ، با توجه به نیاز صنعت نمایشگاهی تغییراتی پیدا کرده است)